Faire son agenda kiné avec Google Agenda

Pour cet article, j’ai choisi de partager un truc d’organisation de notre cabinet qui a clairement changé notre vie.

logo Google Agenda

Nous avons débuté avec un agenda papier pour 2 kinés au cabinet. Et aujourd’hui nous sommes 6 accompagnés d’une secrétaire et nous fonctionnons uniquement avec Google Agenda. L’agenda en ligne de Google.

Google Agenda, c’est un produit Google gratuit nécessitant cependant une connexion avec un compte Google.

 

Création d’un compte

Nous avons donc créer (en 5minutes) une adresse Gmail au nom du cabinet et cela nous donne accès gratuitement et totalement à Google Agenda.

 

Voici, une fois le compte créé, l’aspect de Google Agenda:

Google Agenda

 

L’agenda peut prendre plusieurs formes selon si l’on clique sur jour, semaine, mois.

La navigation de semaine en semaine est facile, elle se fait par les flèches à côté de « Aujourd’hui » ou par le petit calendrier de la barre latérale gauche.

Dans la barre de recherche, au-dessus, vous pouvez afficher tous les rendez vous d’une même personne simplement en cherchant simplement son nom.

Dans le petit onglet « Mes agendas » dans la barre latérale gauche vous pouvez gérer plusieurs agendas en même temps. Au cabinet nous avons 6 agendas chacun possède une couleur spécifique. On peut même afficher plusieurs agenda en même temps, comme ça les créneaux qui sont libres chez deux praticiens en commun sautent aux yeux. Pratique quand il s’agit de caler un rendez-vous commun.

Le MUST, l’appli Android Google Agenda permet d’avoir accès et aussi de modifier votre agenda ou celui de vos collègues depuis chez vous, au restaurant, au cinéma…

Vous croisez un copain dans la rue et il vous demande quand est-ce que vous pouvez manger un bout ensemble et HOP, Google Agenda, vous regardez vos plages horaires libres et surtout vous le notez immédiatement sur votre agenda. Votre secrétaire ou vos collègues ont immédiatement accès à cette modif, le TOP!!

Rendez-vous récurrents:

Pour les patients chroniques ou les domiciles, il suffit de créer des récurrences, tous les lundi et jeudi à 14h30 DUPONT Josette pendant les 4 prochaines années.

Code couleur:

Chaque rendez-vous peut se voir attribuer une couleur particulière, mes rendez-vous ostéo en bleu sur une heure, mes rendez-vous kiné en vert sur 30min. En gris je note les REPOS, les RIEN, les COIFFEURS ainsi que les patients qui annulent leur RDV.

Patients fictifs:

Vous pouvez ajoutez dans vos agendas le patient NESPRESSO à 10h30 en partage avec votre collègue Cyril. Le patient NESPRESSO apparaît sur mon agenda et sur celui de mon collègue et en avant la pause café! Vous pouvez créer, comme pour nous ce vendredi, un patient REPAS CABINET partagé dans les 6 agendas entre 12h et 14h…

Remplaçant:

Pour le remplaçant on peut faire un agenda dédié, il a ainsi son agenda qu’il suffit de partager avec lui et s’il a une adresse Gmail il a immédiatement accès à son agenda en ligne ans avoir accès au vôtre.

Pour les domiciles, il suffit d’entrer les adresses de vos patients  et votre remplaçant peut géolocaliser vos patients directement depuis son smartphone grâce à Google Agenda.

Idem pour les transmissions, une case « observation » permet de mettre vos bilans, commentaires et ce que vous faites.

« Finis les transmissions papier relou à rester des heures au cab. »

La semaine avant l’arrivée du remplaçant, à chaque fin de séance avec un patient un petit mot sur Google Agenda. Idem pour le remplaçant lorsqu’il termine son rempla.

Voici ce que ça donne pour notre amie Josette DUPONT:

Evenement google agenda

 

Pense-bête:

On peut se mettre des rappels de rendez-vous, genre écrire la lettre au médecin pour tel patient la veille du RDV.

On peut envoyer au patient un rappel de son rdv par mail même si Mme DUPONT n’arrive pas à lire sur sa tablette.

Il est possible de changer les couleurs de chaque rendez-vous donc à vous et vos collègues de définir un Code couleur ou  les fameux PVPP (infographie ici), etc…

Options en vrac:

On peut ajouter une pièce jointe

Impression possible pour version papier

 

Point faible en cas de fausse manip impossible de retrouver les infos supprimées…

N’oubliez pas parfois de prévenir vos collègues si vous ajouter un truc dans leur agenda car parfois le trou de 19h30 vous arrange bien, vous pensez rentrer chez vous plus tôt et vous avez oublié de le signaler dans votre agenda, votre collègue pense bien faire en vous rajoutant un patient dans un créneau de libre… Dommage pour votre fin de journée tranquille!!

En cas de panne d’internet vous aurez toujours accès avec votre téléphone.

 

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8 Comments

  1. Est-il possible de créer des rappels de RDV systématiques avant chaque séance par mail pour les patients ?
    Sinon très bonne idée cet agenda.

    • on peut envoyer un mail au patient mais pour le coté automatique je ne sais pas. Gmail a des widget complémentaires dans le « labo » mais je n’ai jamais creusé ce sujet. Si vous trouvez l’info n’hésitez pas à partager votre expérience ici.

  2. Est il possible, pour les patients traumato de mettre 2 sur le même créneau?

    • Je pense que tu peux en mettre autant que tu veux en même temps mais deux c’est sûr que oui. Je laissais souvent mes patients qui ont annulé ou qui ont déplacé en gris pour me souvenir qu’il y a eu un changement et le patient qui remplace en couleur.

  3. Bonjour,
    Je suis médecin. J’ai utilisé également au tout début Google Agenda qui est plus ou moi pratique pour notre profession (pas de fiche patient).
    Mais il faut savoir que les données dans votre agenda appartiennent à Google (sauf si vous vous inscrivez à Gsuite à priori…). Donc il n’y a aucune protection de vos données et de vos patients.
    Un ami m’a informé qu’avec […]* on peut avoir un agenda en ligne pour les professionnels de santé (pour 60 euros à l’installation puis 0 euros/mois sauf SMS). Je viens de m’inscrire. L’agenda est ultra pratique (bien plus que google). Je vais essayer les rendez vous en ligne pour les suivi (voir les premières fois aussi pour essayer).
    Merci d’avoir partagé votre expérience. (*NDLR: Ce commentaire s’apparentait à de la pub j’ai donc enlevé la marque citée. Julien Blogdukine)
    Bonne continuation.

  4. Personnellement je n’apprécierais pas que mon kiné donne des indications sur mon état de santé à google …

  5. Je rejoins Yvan sur les données non sécurisés.

    Google agenda est certe pratique mais à éviter surtout quand on voit on peut voler un compte Gmail …

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